Sikker mail og kryptering virker kun, hvis alle bruger det – og derfor skal det være nemt!

Fuuuck!! Fik jeg lige sendt det fortrolige tilbud med priser og specifikationer og hele pibetøjet afsted til den forkerte modtager? Pis, pis, pis!

Mon ikke vi alle kender følelsen af panik, fordi vi har sendt en mail afsted til den forkerte modtager? Eller den ubehagelige oplevelse af, at den mail vi har sendt i fortrolighed til en anden, nu pludselig er blevet forwardet råt for usødet til tredjepart?

Password-beskyttelse er ikke nok – heller ikke to-faktor validering
De fleste virksomheder ved, at en ubeskyttet e-mail-løsning er et indbydende tag-selv-bord for it-kriminelle, og mange stiller derfor høje krav til at sikre deres mailbokse med passwords, måske oven i købet med to-faktor validering.

Men desværre oplever vi ofte, at der er tale om falsk tryghed: Man beskytter sig mod uautoriseret adgang til mailboksene – men man beskytter ikke indholdet af de mails, der sendes, og risikoen for, at følsomme data ender i forkerte hænder.

Det har Microsoft heldigvis en nem og effektiv løsning på, klar til brug, hvor man definerer regler for læsning og kryptering af mails.

Office 365 Sikker Mail med mailkryptering – sikring af personfølsomme oplysninger

Office365 Sikker Mail beskytter jeres mailkorrespondance ved at sikre, at det kun er den tiltænkte modtager, som kan åbne og læse indholdet i mailen. Afsenderen kan angive, om modtageren må videresende mailen eller ej. Og afsenderen kan styre, om indholdet i mailen skal krypteres – fx hvis der er tale om personfølsomme oplysninger, eller hvis en russisk Bjørnebande skulle opsnappe mailen undervejs til modtageren.

Office 365 Sikker Mail med mailkryptering er nemt at bruge for alle medarbejdere i virksomheden og kræver kun ét ekstra klik i Outlook, før der trykkes send.

Hvad siger loven og GDPR om mails med personfølsomme oplysninger?

Mailkryptering er en del af kravet i artikel 32 i Persondataforordningen om passende sikkerhedsforanstaltninger, når I håndterer personlige data.

Så I skal have styr på jeres mailkryptering, mere er der ikke at sige om dét.

Tænk på modtageren, når I sender krypterede mails

De fleste af os har efterhånden opbygget et filter mod at åbne mails, hvor det ikke klart fremgår, hvem afsenderen er.

Derfor anbefaler vi altid, at I tilpasser jeres krypteringsløsning med egne farver og logo – også selv om mailkryptering stort set virker direkte ud af kassen. Udover at understøtte jeres brand-identitet, så virker det afvæbnende for modtageren af den krypterede e-mail, når det klart fremgår via logo og farver, hvem afsenderen er.

Hvordan virker mailkryptering?

  1. 1. Skriv din e-mail og vælg med hvilke tilladelser modtageren må læse og behandle e-mailen og indholdet
  2. Tryk send
  3. Modtageren modtager en mail.
    • Hvis modtageren bruger Office 365 eller Outlook.com, åbner og læser de mailen præcis som ukrypterede mails.
    • Hvis modtageren bruger Gmail, Yahoo eller andre e-mailtjenester, modtager de et tidsbegrænset weblink, klikker på det, logger sig ind, og læser mailen.

Til sidst er der lidt om teknikken bag

Office 365 Sikker Mail med mailkryptering sikrer jeres e-mails ved hjælp af to tilgange: Kryptering på transportlaget gennem et TLS-aktiveret netværk, samtidig med at selve indholdet krypteres ved hjælp af jeres egne krypteringsnøgler.

Det er ikke nødvendigt at installere ekstra software eller add-ons til mailprogrammet.

Løsningen bygger på Microsoft Azure Rights Management (RMS), hvor man kan definere centrale regler for læsning og kryptering af e-mails. Mailkryptering er en indbygget funktion i alle E- og M365-planer på Office 365, og kan tilkøbes til de fleste af de mindre planer.

Vil du have flere informationer?

Hent vores onepager om Office 365 Mailkryptering her